Cuando empezamos a evaluar la oportunidad de incluir en nuestro portafolio de productos una solución de liquidación de horas trabajadas por los empleados, pensamos que era un desarrollo de software básico, en el que necesitábamos procesar la cantidad de horas entre una hora de entrada y otra de salida. Hoy sabemos que estábamos bastante lejos de lo que implica una solución de este tipo en el entorno colombiano.

La legislación laboral colombiana maneja diferentes tipos de compensación, dependiendo de variables como trabajo en horario nocturno, festivos, o si el empleado ha completado sus 8 horas normales de trabajo del día. Esto lleva obligatoriamente a que la herramienta que se vaya a utilizar permita identificar cuáles horas se pagan de manera regular, cuáles con recargo y cuáles con extras.

Al conversar con diferentes empresas, nos dimos cuenta que además de la liquidación de las horas trabajadas, existían necesidades en torno a contar con una solución que permitiera hacer un control disciplinario, es decir llegadas tarde, salidas temprano, ausentismos, otras en torno a manejar novedades como permisos remunerados y no remunerados, y otras necesidades alrededor de informes gerenciales que permitieran ver indicadores filtrados por diferentes criterios.

Nos dimos cuenta, además, que en general en un número importante de empresas este proceso era una tarea tortuosa, que demandaba demasiado tiempo y recursos, en una labor que no genera valor, donde cerrar los períodos era complejo debido por un lado a las novedades y por otro a las reclamaciones.

En vista de este escenario cambió nuestra perspectiva de las funcionalidades que debía tener la solución que permitiera liquidar las horas trabajadas y entendimos que se requería cubrir tres elementos principales:

  1. Poder obtener fácilmente un archivo con el número de horas por tipo de concepto, con la estructura adecuada para ser importado al software de nómina.
  2. Herramientas que permitieran hacer control disciplinario.
  3. Informes gerenciales que ayudaran a tomar decisiones estratégicas.

Con esto en mente decidimos integrar una solución completa que incluyera por un lado un software que cubriera estos tres elementos y por otro lado no podíamos dejar por fuera unas terminales de marcación, en las que los empleados:

  1. Utilizaran algún tipo de biometría en la marcación para identificar al empleado y evitar la suplantación.
  2. Registren todas sus entradas y salidas.
  3. Se conectarán de manera integral con el software de liquidación para cargar las marcaciones.

El elemento final para poder ofrecer una solución completa era el acompañamiento para definir el alcance del proyecto y parametrización de la solución de acuerdo con los requerimientos de cada cliente, incluyendo de esta manera los servicios necesarios prestados por un equipo profesional con conocimiento no solamente en el software y las terminales, sino en la legislación colombiana y hoy en día con experiencia en múltiples implementaciones en compañías de diferentes sectores como manufactura, retail y servicios entre otros.

Cada proyecto es un caso particular en el que se realiza un levantamiento de información para definir el alcance, cronograma de implementación, tareas, responsables y recursos requeridos, de tal manera que se logre entregar una solución integral, acorde con cada caso.

Conclusiones

La implementación de una solución de liquidación de horas trabajadas por los empleados requiere de un proceso de levantamiento de información para definir el alcance, la forma en que se debe parametrizar el software, un software que permita además de la generación del archivo de horas trabajadas por concepto, hacer un control disciplinario y generar reportes gerenciales, con información proveniente de terminales biométricas que eviten la suplantación.

Esta solución debe buscar volver eficiente este proceso, con herramientas que faciliten las labores del área de nómina, con funcionalidades como programación automática de turnos rotativos, manejo de políticas, flexibilidad para configurar en caso de cambios en la legislación y capacidad de trabajar con un esquema donde diferentes colaboradores puedan interactuar con la herramienta en empresas donde quieren empoderar a los supervisores.