Copnia

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS

¿Autoriza el manejo y uso de información personal según los descrito en el Política, el Manual Institucional y la Ley 1581 de Protección de Datos Personales?   

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN EL COPNIA

El Consejo Profesional Nacional de Ingeniera COPNIA mediante Resolución Nacional 1197 de 31 de agosto de 2017 adoptó la Política de Protección de Datos Personales y a partir del mes de agosto del mismo año se estableció el Manual de Protección de Datos Personales con el objetivo de poner a disposición los lineamientos para el manejo de todos los datos personales, de acuerdo a lo reglamentado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, teniendo como objeto la protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas, en bases de datos o archivos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política. Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada Ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base, que los haga susceptibles de tratamiento por parte COPNIA; por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por el COPNIA se acoge al régimen de protección de datos personales establecido por esta Ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente o modifique.

PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Para el Tratamiento de los Datos Personales el COPNIA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales: a. Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables en especial las referidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. b. Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. c. Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular. d. Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. e. Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. g. Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h. Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en el COPNIA están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD EL MANEJO DE LOS DATOS PERSONALES: 1.Identificación del responsable del tratamiento de la información: El COPNIA, creado mediante la Ley 94 de 1937, es la entidad pública que tiene la función de inspeccionar y vigilar el ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares en general, en el territorio nacional, actuará como responsable del tratamiento de datos personales y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente 2. Datos de identificación del responsable del tratamiento El COPNIA actuará como responsable del tratamiento de los datos personales de sus usuarios y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el artículo 26 de la Ley 842 de 2003. Son datos de identificación del COPNIA: Nombre: Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA Sede Nacional: Calle 78 No. 9 – 57 piso 1 – Bogotá D.C. Conmutador: (571) 3220102

Privacidad de los titulares de datos personales: El COPNIA, respeta la privacidad de todos y cada uno de los terceros que le suministren sus datos personales a través de los diferentes medios de recolección y captura de dicha información dispuestos para tal efecto. El COPNIA recibe la mencionada información, la almacena de forma adecuada y segura, pero sin impedir a sus titulares verificar la exactitud de la misma y ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir dicha información, así como su derecho a revocar la autorización suministrada al COPNIA para el tratamiento de sus datos. Los datos que el COPNIA recolecta de terceros, los procesa y usa de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad, establecidas en la ley.

El COPNIA tratará de manera segura la información recolectada y por lo tanto, tomará todas las medidas de precaución para proteger su información contra pérdida, abuso, adulteración, acceso o uso no autorizado o fraudulento. El COPNIA no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos ni por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información, por causas que no le sean imputables.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: 1. Datos públicos EL COPNIA informa que trata sin previa autorización los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglamentada por la ley. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contemplados en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen la materia a cargo de la entidad. 2 Datos sensibles Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por el COPNIA. Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

CLASIFICACION DE LAS BASES DE DATOS El COPNIA: Clasifica sus bases de datos de la siguiente manera: 1 Bases de datos de usuarios: La autorización para el tratamiento de los datos personales de los usuarios de los servicios del COPNIA, permite, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de dar el siguiente tratamiento: a. Desarrollo de los fines administrativos propios de la entidad. b. Adelantar los trámites y servicios que tiene a cargo, en ejercicio de sus funciones y que presta a la ciudadanía en general. c. Evaluar la calidad de los servicios del COPNIA. d. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales. e. Con el fin de caracterizar ciudadanos, grupos de interés y adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio. f. Con el fin de dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones y denuncias presentados a la entidad. g. Con el fin de permitir la participación ciudadana de los Titulares y grupos de interés. h. Para conocer y consultar la información del Titular del dato que repose en las bases de datos de entidades públicas o privadas, con el fin de mejorar la prestación del servicio y la racionalización de trámites. i. Para aplicar encuestas de satisfacción de usuarios y o caracterización de los servicios y grupos de interés de la Entidad. j. Para el envío de información de interés general, relacionada con los servicios propios de la entidad. k. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las descritas en los incisos previamente citados A su vez se solicita a los Titulares de los datos de los servicios ofrecidos por el COPNIA, de manera expresa, libre y voluntaria autorice el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012. El alcance de la autorización comprende la facultad para que el COPNIA le envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información relativa a los servicios de la Entidad, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil. Bases de datos recursos humanos: El tratamiento de datos personales de los funcionarios y exfuncionarios estará enmarcado en la relación laboral, cuyo objetivo será garantizar los derechos y deberes de los funcionarios y exfuncionarios del COPNIA de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012. Los datos personales serán utilizados para: a. Verificar las condiciones personales, profesionales y del entorno familiar y social del funcionario y exfuncionario. b. Realizar la gestión del personal y de los exfuncionarios. c. Ofrecer conjunta o separadamente con terceros bienes o servicios en beneficio del funcionario o exfuncionario. d. Realizar análisis e investigaciones de carácter estadístico: 3 Bases de datos proveedores Es la base que contiene la información de los proveedores a. Contactar como posible oferente en los procesos de adquisición de bienes y/o servicios que adelante el COPNIA b. Registrar toda la información relacionada con los proveedores y los productos y/o servicios prestados al COPNIA. c. Contactar para todos los efectos relacionados con el cumplimiento de los derechos y deberes del proveedor. d. Dejar registro contable de las operaciones realizadas. 4 Base de datos miembros de Junta Nacional y Seccional Es base que contiene la información de los consejeros del COPNIA así como la de los funcionarios que participan en los comités técnicos organizados por la entidad: a. Realizar las citaciones respectivas a reuniones y Comités. b. Contactar para buscar lograr la vinculación a las actividades del COPNIA c. Remitir análisis, estudios e información relacionada con el desarrollo del ejercicio propio de las funciones del COPNIA.

DERECHOS DE LOS TITULARES Son derechos de los titulares de los datos personales que reposan en el COPNIA: a. Conocer, actualizar y rectificar datos personales. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al COPNIA como responsable y encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c. Ser informado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales, que hayan sido objeto de tratamiento. 1. Legitimación para el ejercicio del derecho del titular Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas: ∙ Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el COPNIA ∙ Por los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad. ∙ Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. ∙ Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 2. Derechos de los niños, niñas y adolescentes En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

DEBERES DEL COPNIA EN RELACION AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales. c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada. g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado. i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. j. Tramitar las consultas y reclamos formulados. k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos. l. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. m. Registrar en la base de datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley. n. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. o. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. p. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. q. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. r. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, el COPNIA solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. 8.1 Autorizaciones y consentimiento del titular Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del Titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior 8.2 Tipos de autorizaciones de tratamiento de datos personales ∙ Autorización para tratar datos personales de nuevos titulares: Se entenderá como nuevos titulares las personas naturales o jurídicas, las cuales sus datos personales se han recolectado con posterioridad a la fecha de emisión de la Política de Protección de Datos Personales del COPNIA. ∙ Autorización para continuar el tratamiento de datos personales de antiguos titulares Se entenderá como antiguos titulares las personas naturales o jurídicas, cuyos datos personales se han recolectado con anterioridad a la emisión de la Política de Protección de Datos Personales del COPNIA. 8.3 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales La autorización del Titular de la información no será necesaria en los siguientes casos: ∙ Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. ∙ Datos de naturaleza pública. ∙ Casos de urgencia médica o sanitaria. ∙ Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 8.4 Medios y manifestaciones para otorgar la autorización La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por el COPNIA y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

CONSULTAS Y RECLAMOS 1. Grupo responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y denuncias El Área encargada de atender las Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias sobre el tratamiento de datos personales es el área de Atención al Ciudadano de COPNIA.

Derecho de acceso a los datos El COPNIA, garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del Titular, y/o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales. Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del Titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad. Los Titulares o sus representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, por lo que el COPNIA como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. El COPNIA garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrado por el Área de Atención al Ciudadano 9.3 Consultas La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de la Entidad debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el COPNIA, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos con anterioridad, y éste deberá contener la siguiente información: ∙ Identificación del Titular del dato. ∙ Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo. ∙ Datos de notificación, dirección física y/o electrónica. ∙ Los demás documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, el COPNIA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 9.5 Actualización y rectificación de datos El COPNIA, como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del Titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el Titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud. El COPNIA habilitará los medios electrónicos existentes en la Entidad encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrado por el Área de Atención al Ciudadano 9.6 Supresión de datos Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado, o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar al COPNIA la supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas. Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales. El COPNIA garantiza los medios de comunicación electrónica u otros para solicitud de supresión de datos, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones administrado por el Área de Atención al Ciudadano. 9.7 Aviso de privacidad Cuando no sea posible poner a disposición del titular la Política de Tratamiento de la Información, el COPNIA informará por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de tales políticas. El Aviso de Privacidad se expedirá en medios físicos, electrónicos o en cualquier otro formato, en donde se ponga a disposición del titular de los datos, además de la existencia de políticas de tratamiento de datos, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende dar a la información; el aviso se enviará al correo electrónico o dirección física cuando se disponga de dicha información. En caso contrario, se publicará en la página web de la entidad en documento dirigido al titular de los datos.